Un dossier usager informatisé (DUI) désigne le fichier numérique unique qui centralise l’ensemble des informations médicales, paramédicales et administratives d’un résident en Ehpad. Netsoins, édité par Orisha et déployé dans les établissements DomusVi, est l’un des logiciels DUI les plus répandus dans le secteur médico-social français. Son rôle dépasse le simple archivage : il structure les circuits de prescription, de traçabilité et de coordination entre soignants au quotidien.
Référentiel HDS version 2 et localisation des données : ce que les Ehpad doivent vérifier
La plupart des présentations de Netsoins mettent en avant la simplicité d’usage ou les fonctionnalités de télémédecine. Un angle moins visible, mais directement opérationnel, concerne les obligations liées à l’hébergement de données de santé (HDS).
Le référentiel HDS version 2.0, entré en vigueur pour les nouveaux audits et renouvellements, modifie les exigences de conformité. Le stockage des données de santé doit désormais être localisé exclusivement dans l’Espace économique européen, avec des obligations de transparence accrues sur les accès à distance depuis des pays tiers.
Pour un Ehpad qui utilise Netsoins, cela signifie concrètement que l’hébergeur du logiciel doit prouver cette localisation européenne. De plus, le décret n°2026-209 du 24 mars 2026 a intégré l’archivage électronique des données de santé dans le périmètre HDS. Les dossiers résidents conservés sur plusieurs années tombent donc sous cette obligation élargie.
Comprendre l’utilisation de Netsoins DomusVi en Ehpad passe aussi par cette dimension réglementaire, qui conditionne la conformité globale de l’établissement.
DUI référencé Ségur du numérique : une condition d’accès aux financements en Ehpad
Le programme ESMS numérique, piloté par les ARS et soutenu par des financements nationaux, impose aux établissements médico-sociaux d’adopter un DUI référencé Ségur du numérique en santé. Sans ce référencement, un Ehpad ne peut pas prétendre aux aides dédiées à la transition numérique.
Netsoins dispose de ce référencement, ce qui explique en partie sa diffusion dans les groupes comme DomusVi. L’enjeu n’est pas seulement technique : il s’agit d’un arbitrage budgétaire. Un établissement qui choisirait un logiciel non référencé devrait financer l’intégralité de sa transition numérique sur fonds propres.
Ce que le référencement Ségur implique techniquement
Un DUI référencé doit respecter un socle d’interopérabilité défini par l’Agence du numérique en santé. Cela inclut la capacité à échanger des documents de santé structurés avec d’autres acteurs (médecins de ville, hôpitaux, pharmacies) via des messageries sécurisées de santé.
- Alimentation du Dossier Médical Partagé (DMP) du résident depuis le logiciel, sans ressaisie manuelle
- Émission et réception d’ordonnances électroniques conformes au format national
- Traçabilité complète des échanges de données entre l’Ehpad et les professionnels de santé extérieurs
Pour les équipes soignantes, cette interopérabilité réduit les doubles saisies et les appels téléphoniques pour récupérer un compte rendu d’hospitalisation ou une modification de traitement.
Traçabilité des soins dans Netsoins : au-delà du cahier de liaison
La traçabilité des soins constitue le cœur fonctionnel d’un DUI en Ehpad. Dans Netsoins, chaque acte réalisé auprès d’un résident (administration de médicament, pansement, surveillance de constantes) est horodaté et rattaché au professionnel qui l’a effectué.
Ce mécanisme remplace le cahier de liaison papier, mais sa portée va plus loin. Lors d’une évaluation par la Haute Autorité de santé ou d’un contrôle ARS, l’établissement doit pouvoir produire un historique fiable des soins dispensés. Un DUI correctement renseigné constitue une preuve opposable en cas de litige ou de réclamation d’une famille.
Le paramétrage, facteur souvent sous-estimé
La qualité de la traçabilité dépend directement du paramétrage initial du logiciel. Un Netsoins mal configuré peut générer des alertes inutiles ou, à l’inverse, ne pas signaler un soin oublié. Les réglages portent sur plusieurs niveaux :
- Définition des plans de soins par profil de résident (GIR, pathologies chroniques, risques spécifiques comme les chutes ou les escarres)
- Configuration des circuits de validation pour les prescriptions médicamenteuses, avec distinction entre médicaments à risque et traitements courants
- Paramétrage des transmissions ciblées, qui filtrent l’information pertinente pour chaque catégorie de soignant (infirmier, aide-soignant, médecin coordonnateur)
Un paramétrage rigoureux prend plusieurs semaines lors du déploiement. Les établissements qui bâclent cette phase se retrouvent avec un outil sous-exploité, où les équipes contournent le logiciel par des notes manuscrites.
Accès mobile et saisie en temps réel : impact sur la charge de travail soignante
Netsoins fonctionne en mode web, accessible depuis une tablette ou un poste fixe. La saisie au lit du résident, sur tablette, modifie le flux de travail des aides-soignants et des infirmiers. Au lieu de noter les informations sur papier puis de les retranscrire en fin de poste, le soignant enregistre l’acte au moment où il le réalise.
Cette saisie en temps réel présente un avantage direct pour la fiabilité des données. Un décalage de plusieurs heures entre l’acte et sa saisie augmente le risque d’oubli ou d’erreur. Elle pose aussi des contraintes : le réseau Wi-Fi de l’établissement doit couvrir l’ensemble des étages et des chambres, ce qui n’est pas toujours le cas dans des bâtiments anciens.
L’authentification constitue un autre point de friction. Chaque soignant doit se connecter avec ses identifiants personnels pour garantir la traçabilité. En pratique, les sessions partagées ou les mots de passe génériques restent un écueil fréquent, qui fragilise la valeur probante du dossier.
Le déploiement de Netsoins dans les Ehpad DomusVi illustre une tendance de fond : la numérisation des soins en établissement médico-social ne se limite pas à remplacer le papier par un écran. Elle engage l’établissement sur des obligations de conformité HDS, de référencement Ségur et de rigueur dans le paramétrage quotidien. La qualité du soin tracé dans le logiciel dépend avant tout de la formation des équipes et de l’infrastructure technique sur laquelle il repose.