Seit dem Arbeitsgesetz von 2016 und seiner Durchführungsverordnung von 2017 ist die elektronische Übermittlung der Gehaltsabrechnung in Frankreich die Standardmethode. Dieser Wechsel hat die Nutzung von digitalen Tresoren wie Arkevia verbreitet. Das System verspricht eine Aufbewahrung der Dokumente für mindestens 50 Jahre oder bis zum 75.-76. Lebensjahr des Mitarbeiters.
Hinter diesem Versprechen stellen sich mehrere Fragen zu den tatsächlichen Rechten des Mitarbeiters, der Robustheit des Zugangs im Alltag und den Verantwortlichkeiten, die dem Arbeitgeber obliegen.
Widerspruchsrecht des Mitarbeiters: ein oft unbekanntes Instrument in der Digitalisierung der Gehaltsabrechnung
Der Wechsel zur elektronischen Gehaltsabrechnung erfordert nicht die ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters. Der Arbeitgeber kann einseitig entscheiden, zu digitalisieren, sofern er das Personal im Voraus informiert. Diese Asymmetrie führt häufig zu Missverständnissen.
Der Mitarbeiter behält jedoch ein Widerspruchsrecht zu jedem Zeitpunkt und ohne Angabe von Gründen. Dieses Recht, das im Arbeitsgesetz verankert ist, ermöglicht die Rückkehr zum Papierformat. Es wird durch eine einfache schriftliche Anfrage beim Arbeitgeber oder der Personalabteilung ausgeübt. Es gibt keine Karenzzeit, und der Widerspruch kann bereits bei der Einführung des Systems oder mehrere Jahre später erfolgen.
In der Praxis wird dieses Recht jedoch selten ausgeübt. Viele Mitarbeiter wissen nicht, dass sie die Digitalisierung ablehnen können. Interne Informationskampagnen beschränken sich oft auf ein Schreiben oder einen Hinweis im Intranet, ohne konkrete Erläuterungen zu den Widerspruchsmodalitäten. Das Ergebnis: Mitarbeiter, die ihren digitalen Tresor Arkevia entdecken, ohne das Gefühl zu haben, eine Wahl getroffen zu haben.
Reale Zugänglichkeit des Arkevia-Tresors: Was die Rückmeldungen aus der Praxis sagen
Das technische Versprechen von Arkevia basiert auf einer archivierten, RGPD-konformen Speicherung, einer AES-256-Verschlüsselung und einer Zeitstempelung, die die Integrität der Dokumente gewährleistet. Auf dem Papier erfüllt das System alle regulatorischen Anforderungen. Die Nutzungserfahrungen erzählen jedoch eine andere Realität.
Seit 2025 berichten mehrere Bewertungsplattformen von einer deutlichen Verschlechterung der Zugangs-Erfahrung für die Mitarbeiter. Die wiederkehrenden Schwierigkeiten betreffen den Zugang zum Konto, das Verfahren zur Wiederherstellung von Anmeldedaten und die Reaktionsfähigkeit des Kundenservices. Auf Trustpilot sind die Bewertungen für den Service besonders niedrig.
Bei der detaillierten Betrachtung des Arkevia-Tresors für Mitarbeiter zeigt sich, dass das Problem nicht in der rechtlichen Gültigkeit der archivierten Dokumente liegt, sondern in der praktischen Fähigkeit des Mitarbeiters, täglich darauf zuzugreifen. Ein unzugänglicher Tresor bleibt ein Tresor, erfüllt jedoch nicht mehr seinen Zweck.
Identifizierte Reibungspunkte durch die Nutzer
- Verlust des Zugangs nach einer Änderung der beruflichen E-Mail-Adresse, ohne klare Migrationsprozedur zu einer persönlichen Adresse
- Reaktionszeit des technischen Supports wird als übermäßig lang empfunden, manchmal mehrere Wochen für eine einfache Passwortzurücksetzung
- Benutzeroberfläche wird als weniger intuitiv wahrgenommen als die gängigen Online-Speicherlösungen, was einige Mitarbeiter davon abhält, regelmäßig auf ihre Dokumente zuzugreifen
Diese Schwierigkeiten werfen eine grundlegende Frage auf: Reicht die rechtliche Konformität aus, wenn der tatsächliche Zugang nicht reibungslos über die gesamte Karriere des Mitarbeiters gewährleistet ist?
Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Aufbewahrung und Portabilität der Abrechnungen
Der Arbeitgeber, der sich für die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen über Arkevia entscheidet, übernimmt spezifische Verantwortlichkeiten. Die erste betrifft die Dauer der Aufbewahrung. Das Arbeitsgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, eine Kopie der Abrechnung für mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Der Anbieter des digitalen Tresors muss hingegen die Zugänglichkeit für den Mitarbeiter für mindestens 50 Jahre oder bis zu dessen 75.-76. Lebensjahr garantieren.
Im Falle eines Anbieterwechsels oder der Schließung des Dienstes bleibt der Arbeitgeber für die Kontinuität des Zugangs verantwortlich. Dies ist ein Punkt, den nur wenige Unternehmen bei Vertragsunterzeichnung antizipieren. Sollte Arkevia seine Tätigkeit einstellen oder seine Bedingungen ändern, müsste der Arbeitgeber die Migration der Dokumente zu einer anderen konformen Lösung organisieren.
Haftung im Falle von Dokumentenverlust
Die Frage der Haftung im Falle von Verlust oder langfristiger Unzugänglichkeit der elektronischen Gehaltsabrechnungen bleibt ein rechtlich wenig geregeltes Terrain. Die Vorschriften sehen eine Verpflichtung zur Leistung für den Anbieter und eine Erfolgspflicht für den Arbeitgeber hinsichtlich der tatsächlichen Übermittlung der Abrechnung vor. Im Gegensatz dazu lassen die verfügbaren Daten keine Schlussfolgerungen über die Rechtsprechung im Falle einer längerfristigen technischen Störung eines digitalen Tresors zu.
Diese rechtliche Unklarheit sollte Arbeitgeber dazu anregen, mehrere Punkte zu überprüfen, bevor sie Arkevia implementieren:
- Die Rücktrittsklausel im Vertrag mit dem Anbieter, die die Wiederherstellung der Daten im Falle einer Vertragsbeendigung garantiert
- Das Vorhandensein eines dokumentierten Verfahrens für den Mitarbeiter im Falle eines Zugangsverlusts, das sich von dem Standardtechnischen Support unterscheidet
- Die Kompatibilität des Tresors mit dem Online-Service, der mit dem persönlichen Aktivitätskonto verbunden ist, um die Portabilität der Abrechnungen zu gewährleisten
Sicherheit der personenbezogenen Daten und RGPD-Konformität von Arkevia
Der digitale Tresor Arkevia speichert sensible Daten: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Bescheinigungen. Die AES-256-Verschlüsselung schützt diese Dokumente im Ruhezustand und während der Übertragung. Der zertifizierte Zeitstempel gewährleistet, dass jede abgelegte Datei ihren Beweiswert vor Gericht behält.
Die RGPD-Konformität verlangt, dass der Mitarbeiter seine Rechte auf Zugang, Berichtigung und Löschung seiner personenbezogenen Daten ausüben kann. Im Falle eines zertifizierten Tresors steht das Recht auf Löschung im Spannungsfeld zur langfristigen Aufbewahrungspflicht. Der Mitarbeiter kann die Löschung von zusätzlichen personenbezogenen Daten verlangen, jedoch nicht die der Gehaltsabrechnungen selbst, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist.
Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: die persönliche E-Mail-Adresse ist der dauerhafte Zugangsschlüssel zum Tresor. Mitarbeiter, die ihr Konto mit ihrer beruflichen Adresse aktivieren, setzen sich dem Risiko eines Zugangsverlusts im Falle ihres Ausscheidens aus dem Unternehmen aus. Diese Information, obwohl dokumentiert, wird bei der Aktivierung des Kontos nicht ausreichend hervorgehoben.
Der regulatorische Rahmen für digitale Tresore für Gehaltsabrechnungen entwickelt sich weiter. Arbeitgeber, die Arkevia implementieren, sollten die Frage der Zugänglichkeit mit ebenso viel Sorgfalt behandeln wie die der rechtlichen Konformität. Eine 50 Jahre lang archivierte Abrechnung schützt den Mitarbeiter nur, wenn er sie tatsächlich an dem Tag einsehen kann, an dem er sie benötigt.
